ペーパーレス会議システム

導入までの経緯

　「ワークスタイル変革」のトップメッセージを受け、その一環として会議体や会議スタイルの変革を構想していました。これまでの経営会議は紙の配布資料が多く、 会議事務局は会議資料の準備に多くの時間がかかっていました。 会議資料のペーパーレス化による会議準備作業の効率化と会議運営効率の向上を目的として、ペーパーレス会議システムの導入を検討することになりました。

SmartDiscussion導入のポイント

　会議体見直しのファーストターゲットは経営会議です。 ペーパーレス会議システム導入における必須要件は、機密情報についても的確なアクセスコントロールができ、セキュリティが担保されていること、 会議参加者は簡単な操作で資料を共有・閲覧できることです。
また会議専用端末を導入するのではなく、業務用端末（ノートPC）がそのまま使えることも前提条件でした。これは、将来的に会議体の見直しによりペーパーレス会議の 適用範囲を拡大していくことを想定していたからです。
　導入システムの検討段階では複数製品を評価しましたが、SmartDiscussionは前述の必須要件を充足しており、会議事務局も会議参加者もスムーズに使用できること、機能面では発表者資料を表示しながら任意資料を表示できる2画面表示機能など、 利用者の習熟度や使い方に応じた操作の自由度が高いことも製品選定のポイントとなりました。
　現在、月に4-5回開催される経営会議でSmartDiscussionを利用しています。オンタイムで会議資料の登録ができますので、会議中でも資料の追加や差替えが可能になり、会議資料準備作業が効率化され、会議時に配布していた紙資料の殆どを ペーパーレス化することができました。経営トップは出張も多いのですが、外出先では紙資料を持たずにタブレットで最新の資料をチェックできるなど、ペーパーレス化の第1ステップとしては概ね期待通りのシステム導入成果が出ています。

今後の活用について

　私たちが考えるゴールは会議資料のペーパーレス化だけではなく、その先にある「会議の質の向上、ワークスタイル変革」です。 その為のツール（手段）として、SmartDiscussionを有効活用したいと思います。 今後は、TV会議システムと併用して他拠点との遠隔会議による資料共有や、日常業務におけるミーティングレベルにも利用範囲を拡大していくことも検討しています。 並行して新たな会議スタイルに合わせた会議運営のグランドルールを徹底していくことにより、会議体そのものを変革していきたいと考えています。