ペーパーレス会議システム

導入までの経緯

当社の役員会議をはじめとする幹部クラスの定例会議では、印刷する資料枚数は多いときに1人あたり約30枚になることや、印刷後の資料差替えが発生することも少なからずあるため、会議事務局には大きな負担がかかっていました。また、印刷した会議資料は各自で保管しており、保管の手間や紛失による情報漏洩リスクの観点からも会議運営そのものを見直す必要がありました。社内的にも社員の業務用PCをWindowsタブレットに移行するタイミングと重なることもあり、数年前からペーパーレス会議システム導入検討を始め、展示会などで見つけたメーカなど複数のシステムを検証しながら導入候補を選定していました。

SmartDiscussion導入のポイント

検討を進める中で、ペーパーレス会議といえども会議の内容によっては必要に応じてその場で資料を印刷したいという利用者ニーズがありました。この点、SmartDiscussionは利用者の各端末から会議資料の原本やメモ記入した資料を印刷できる機能を備えており利用者ニーズに応えることが可能でした。また、その他の機能として、会議中の参加者端末では発表者の同期画面を子画面で確認しながらメイン画面で任意資料を閲覧できる 「2画面表示機能」が魅力的であったこと、PDF以外に動画や画像ファイルも会議資料として利用できるため、今後の利用拡大にも期待できるという点が評価のポイントとなりました。最終的に3メーカを導入候補としていましたが、これらの機能を全て実現できるシステムはSmartDiscussionだけでした。

今後の活用について

当社はもちろんのこと、SmartDiscussionはNTPホールディングス及びグループ会社全14社に展開されています。グループ全体の役員会議やTV会議と併用した多拠点会議など、20を超える定例会議でSmartDiscussionを基盤としたペーパーレス会議運営が浸透してきています。 SmartDiscussion導入により資料印刷や帳合作業などの準備が不要となり会議事務局の負担を減らすことができましたし、印刷コストの削減にも繋がっています。またタブレットでの閲覧により白黒印刷では見えづらかった資料の視認性が向上したなど、様々な場面でシステム導入の効果を感じることができています。 SmartDiscussionを利用する会議規模は現在のところ最大で20名前後のものがほとんどですが、大規模な会議での利用なども視野に入れるなど、今後もその用途を広げていきたいと考えています。