日鉄テックスエンジ株式会社SmartDiscussionとWeb会議ツールをハイブリッド利用
総務部総務グループ 荒井 愛子 様
検討の背景
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当社ではもともと、一部の部署で他社のペーパーレス会議システムを導入していました。いずれ全社的な利用拡張も視野にいれたものでしたが、サーバーシステム、タブレットアプリともに直観的な操作性を実現しているとは言えず思うように全社展開が進んでいませんでした。 また、全社展開を見据えた場合の費用増を抑えるため、iPadは社員1人1人に貸与するのではなく、 「会議専用」として支社支店含む各拠点に設置し、会議のたびに貸出し・返却する運用を考えていました。 既存のペーパーレス会議システムは、ライセンス課金の考え方が「ユーザーライセンス」だったため、当社の考える「会議専用iPad」の運用だと会議出席者や会議事務局となる全ての社員数分のライセンスを購入する必要があり費用的にも運用にマッチしないという課題がありました。 |
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SmartDiscussionのライセンス体系が当社の運用に見事にマッチ
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各社ペーパーレス会議システムを探しましたが、SmartDiscussionのライセンス体系と私たちの想定する「会議専用iPad」の運用がピッタリとマッチしました。SmartDiscussionは、タブレットアプリを利用する端末の数でライセンスをカウントするいわゆる「デバイスライセンス」でした。 システムに登録可能なユーザーID数は無制限ですしもちろんこれによる費用追加もありません。既存ペーパーレス会議システムを使い続けて全社展開へと利用拡張するよりも、SmartDiscussionを新規導入したほうが長期的な視点でコストメリットがでると考えシステムのリプレースを決めました。 |
経営会議で利用開始。直観的な操作が好評で一気に全社展開
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SmartDiscussionは経営会議での利用から運用を開始しました。会議の参加者全員がiPadの操作に長けているとは言えませんが、
SmartDiscussionなら直観的な操作で会議を開催でき、当社の役員も抵抗なくシステムを使ってくれるはずと考えていたからです。 結果、SmartDiscussionの会議資料2画面表示機能による資料の先読みや見返しが可能な点が当社役員に特に好評で、その使い勝手の良さから想定していたよりも早く全社展開が進んでいきました。また、当社の支店増加に伴うライセンス追加にも迅速に対応を頂き、現在では全社で500台以上の端末を導入しSmartDiscussionを活用しています。 |
コロナ禍でWebexが標準会議ツールになるも不便さが露呈
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当社ではこのコロナ禍においてリモートワーク実施率5割を掲げており、Webexを用いた会議が頻繁に行われるようになりました。 急なリモートワーク環境には比較的スムーズに移行できたものの、会議中の資料閲覧には次の課題が露呈したためWebexのみの 運用には限界があることがわかりました。 ＜Webex会議運用の課題＞ ・会議資料は一方的にホストのデスクトップ画面を見るだけとなり、参加者は自由に資料の先読み見返しができない ・通信品質により画面が荒くなり細かい数値の表示が不鮮明になったり、ホスト側の音声と共有資料にタイムラグが生じる。 |
新たな会議スタイルの確立「SmartDiscussion & Webexのハイブリッド利用」
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上述のWebex単体運用による不便さを感じる中で、業務用PCでWebexを使いながら映像・音声を共有し、iPadのSmartDiscussionアプリで会議資料を閲覧するという、２システムをハイブリット利用する社員が増え始めました。 ハイブリット利用により会議資料の先読み・見返しや細かい数値の閲覧もストレスなくできるようになり、Webex単体運用による不便さを解決することができました。 現在では経営会議をはじめ資料を多用する多くの会議で「SmartDiscussion & Webexのハイブリッド利用」が社内標準になってきています。このスタイルの普及によりSmartDiscussionは導入当初の想定をさらに超えた利用拡張となり、集合会議の削減を進める当社にはなくてはならないツールとなりました。 |
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今後の展開
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SmartDiscussionによるiPadを用いた会議は今後も継続していきたいと考えています。集合会議の数はゼロにはなりませんが今後ますます減っていくことが予想されるため、SmartDiscussion & Webexのハイブリッド利用はより重要になってくると思います。 また、SmartDiscussionはiPadだけではなくWindows端末でも利用可能なため、社員の多くが利用しているWindows端末での運用も検討しており、当社におけるSmartDiscussionの役割はさらに重要なものになると考えております。SmartDiscussionには今後も継続利用していく上で、新たに追加される機能や拡張機能にも期待したいです。 |
2020年10月
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