SmartDiscussionを導入し、役員会議の完全ペーパーレス化を実現
役員会議の完全ペーパーレス化を実現
全日本空輸株式会社様では、iPadを使った役員会議のペーパーレス化を図っていましたが、当時使っていたツールは機能が不足しており、会議では紙資料も併用する状況が続いていました。 iPadをより効果的に利用するためにSmartDiscussionを導入し、役員会議の完全ペーパーレス化を実現することができました。
導入までの経緯
当社では、全役員にiPadを導入し、日々のメール確認やその他日常業務を実施するなど、iPadを活用した業務効率化を促進していますが、役員会議運営についても、資料をiPadで閲覧するペーパーレス化を図っていました。
しかしながら、当時の会議システムは、会議中に発表者の説明資料やメモ書きを参加者に同期表示する機能が備わっておらず、会議中の効率的な資料共有が難しいため、紙資料も併用して会議を行っていました。
そこで、iPadを使った役員会議運営のペーパーレス化を実現するために、会議システムの導入を検討することにしました。
SmartDiscussion導入のポイント
複数製品が選定候補に挙がりましたが、SmartDiscussionは、発表者の様々な操作を参加者に同期できたり、発表者と参加者の任意画面 を表示できる2画面機能を有しているなど、充実した会議機能を有している点、また、役員会議という重要資料を取り扱うに適した高度な セキュリティ対策に優位性がありました。
また、シンプルな操作性も確保しており、会議に参加する役員がiPad操作に気を取られることなく議論に専念できる点もSmartDiscussion を選んだ大きな選定ポイントでした。
その他、移動中や外出先など、場所を問わずiPadから資料の閲覧が可能な点や、大量文書から特定キーワードを含む横断的な検索ができる高度な検索機能が備わっている点など、会議以外のシーンでも効果的にiPadを活用できるため、当社だけでなく、ANAグループ各社への展開も期待できると判断し導入を決めました。
検討からシステム利用開始まで非常にタイトなスケジュールでしたが、営業訪問から注文後の環境構築まで、迅速な対応をいただけた点も 大変助かりました。
会議中の2画面機能
- 発表者のあらゆる操作を参加者iPadに同期表示
- 発表者の説明資料を表示しながら任意資料も閲覧できる２画面表示機能
超高速PDF横断検索
会議室内にある全てのPDFコンテンツを検索し、指定したキーワードを含む文書を抽出する機能。数百の大量ファイルの中から目的の文書を、わずか数秒で探し出すことができます。
導入後の効果について
SmartDiscussionの導入から約10ヵ月経ちますが、役員会議だけでなく、会議前後の関係者への情報共有など、役員会議に付帯するその他の会議でもペーパーレス化を実現できました。会議では直感的な操作で発表者の資料を参加者の手元で同期表示できますので、役員からもSmartDiscussionは使い易いと評価をもらっています。
また、完全ペーパーレス化になったことで、印刷コストの削減として年間約450万円、資料の印刷および資料の保管・廃棄に関わるスタッフの作業時間の削減として年間約500時間の削減効果も得られる見込みとなっており、SmartDiscussionの導入がiPadを活用した働き方改革に大いに寄与しています。
今後の展開について
iPadの有効活用は、SmartDiscussionの活用もあり一定の効果を得ることができました。ANAグループ内でSmartDiscussionを導入する会社が出てくるなど、グループ内でも同製品が導入されつつあります。
今後はANAだけでなく、ANAグループ各社でSmartDiscussionの活用の場を広げていきたいと考えています。
2019年3月
