ペーパーレス会議システム

システム導入の経緯

当社が属する塾業界の慣例として、作成した資料や教育機関からの配布資料などは基本的に紙で運用されてきました。 当社もこの慣例に従い配布された資料は印刷して保管し、作成したプリントやパンフレットも印刷配布してきましたが、資料の印刷と管理に大きなコストがかかっていました。コストダウンを目的に資料の共有ができ、持ち運び可能な機材を導入することとなり、幹部にiPhoneを配布したのですが、画面が小さいため資料が見にくく操作もしづらいとの声がありました。iPhoneよりも画面が大きいiPadの導入を決めたのですが、同時にペーパーレス会議も実現できないかと考え、システムの選定と検討行うことになりました。

SmartDiscussion導入のポイント

幹部が参加する重要な会議で社外秘の資料を登録する必要があったので、前提としてクラウド製品の導入はNGでした。オンプレミスで導入できる製品を探していたところ、展示会でSmartDiscussionを見たところ、当社が要求するセキュリティ要件を満たしており、直観的な操作性と簡単に資料が登録できる点を評価し、システム導入を決定しました。金額的にクラウドで数年使う場合と比較しても安かった点も、導入を決定するポイントになりました。

導入効果と今後に向けて

現在は、幹部が参加する経営会議でSmartDiscussionを利用しています。従来まで会議に使う資料は500枚程度を印刷し準備していましたが、パンフレット等、カラーで印刷する必要がある資料はコストが高く、優先的に改善したいと考えていました。 SmartDiscussionの利用により資料印刷が不要になったので、印刷コストの大幅な削減を図ることができ、システム導入の当初目的を達成することができました。
今後は当社が展開している地域毎にiPadの導入を考えています。
SmartDiscussionは拠点間を接続したペーパーレス会議も可能ですので、地域拠点をまたいだ会議での活用を検討しています。 また県や地域毎に必要な資料や施策が異なる為、独自に作成・管理している資料やパンフレットも多くあります。これら資料の電子化を行うことによりコストダウンを図り、情報共有の為の営業・社員教育ツールとしても使っていきたいと考えています。